La forma de trabajar de las empresas de servicios técnicos está cambiando rápidamente. El teléfono continúa siendo uno de los principales canales para recibir incidencias, pero todo lo que sucede después de esa llamada puede gestionarse ya de forma digital.
Una avería puede convertirse automáticamente en una orden de trabajo, aparecer en la agenda del técnico, incorporar fotografías y materiales utilizados y terminar generando la documentación necesaria para el cliente.
Este modelo está llegando a sectores muy diferentes, desde mantenimiento industrial hasta pequeños negocios especializados.
La información debe acompañar al técnico
Uno de los principales problemas de los servicios técnicos tradicionales aparece cuando la información de una intervención queda repartida entre diferentes lugares.
Administración dispone de unos datos, el técnico recibe otros mediante una llamada o mensaje y, al finalizar el trabajo, tiene que informar nuevamente a la oficina.
Una aplicación móvil permite romper este circuito.
El técnico puede recibir la orden completa, consultar antecedentes del cliente y registrar directamente lo sucedido durante la visita.
Por esta razón, un software para servicio técnico actual debe estar diseñado pensando tanto en las necesidades de la oficina como en las del personal que trabaja en movilidad.
Cerrajería y servicios urgentes
La gestión digital resulta especialmente útil cuando los tiempos de respuesta son importantes.
Una empresa de cerrajería puede recibir en un mismo día avisos por aperturas, sustituciones de cerraduras, reparación de puertas, bombines, cajas fuertes o sistemas de acceso.
Con un software para empresas de cerrajería cada solicitud puede asignarse a un técnico y quedar vinculada a una dirección concreta.
El historial resulta especialmente valioso para clientes profesionales, comunidades, comercios o empresas que realizan intervenciones periódicas.
Además, fotografías y firma pueden incorporarse directamente al parte desde el teléfono.
El parte de trabajo deja de ser solo un documento
Durante años el parte ha servido principalmente para acreditar que se había realizado una intervención.
La digitalización permite convertirlo en una fuente estructurada de información.
Los partes de trabajo desde el móvil pueden incorporar horas, materiales, desplazamientos, fotografías, observaciones y aceptación del cliente.
Todo ello queda asociado a la orden correspondiente y disponible para el personal administrativo prácticamente en tiempo real.
Esto evita tener que interpretar posteriormente documentos manuscritos o solicitar información adicional al técnico antes de poder facturar.
Equipos con historial propio
Otro elemento importante es la gestión de los equipos del cliente.
Una empresa de servicio técnico puede intervenir repetidamente sobre una máquina, instalación o dispositivo durante varios años.
Disponer de un historial permite conocer rápidamente:
- cuándo se realizó la última intervención;
- qué avería se detectó;
- qué piezas se sustituyeron;
- qué técnico realizó el trabajo;
- fotografías anteriores;
- operaciones de mantenimiento realizadas.
Esta información puede reducir considerablemente el tiempo necesario para diagnosticar incidencias recurrentes.
Preventivo frente a correctivo
Las empresas que realizan mantenimiento necesitan combinar dos tipos de trabajo.
Por un lado están los avisos correctivos, que aparecen cuando existe una avería. Por otro, las revisiones preventivas que deben realizarse siguiendo una periodicidad determinada.
La planificación digital permite generar o programar estas revisiones con antelación y asignarlas posteriormente a los técnicos disponibles.
Los checklist ayudan además a que diferentes trabajadores sigan un mismo procedimiento.
Del trabajo realizado a la factura
Una de las principales ventajas de centralizar la información es evitar duplicidades administrativas.
Si una intervención ya contiene los materiales, horas y desplazamientos utilizados, esos datos pueden reutilizarse posteriormente.
La facturación integrada con VERI*FACTU permite conectar la parte operativa del trabajo con el proceso administrativo y fiscal.
De este modo, la factura deja de ser un documento creado desde cero después de finalizar el servicio y pasa a ser la última fase de un proceso que comenzó con el aviso del cliente.
Más datos para gestionar mejor
La acumulación ordenada de información también permite analizar el negocio.
Una empresa puede conocer cuántas órdenes tiene pendientes, qué técnicos realizan más intervenciones, cuánto tiempo requieren determinados tipos de averías o qué clientes concentran mayor volumen de trabajo.
También puede detectar órdenes cerradas pero todavía no facturadas o mantenimientos que deberían realizarse próximamente.
Esta capacidad de análisis era difícil de conseguir cuando la información estaba repartida entre documentos, agendas y aplicaciones independientes.
Una transformación que llega a las pequeñas empresas
La digitalización de los servicios técnicos no consiste necesariamente en implantar sistemas complejos.
Para muchas pequeñas empresas el cambio comienza simplemente sustituyendo el parte de papel y conectándolo con clientes, agenda y facturación.
A partir de ahí pueden incorporarse progresivamente equipos, inventario, contratos de mantenimiento, presupuestos o análisis de rentabilidad.
El objetivo final es sencillo: registrar la información una sola vez y conseguir que pueda utilizarse durante todas las fases del trabajo.
Ese principio está convirtiendo las aplicaciones de gestión en una herramienta cada vez más habitual para autónomos, pequeñas empresas instaladoras y servicios técnicos de prácticamente cualquier sector.