Estrategias para automatizar el cálculo de nómina en tu empresa

Gestionar de forma correcta la nómina de los equipos de trabajo es crucial por su impacto en la gestión del capital humano, pero también porque el documento está vinculado con una serie de requerimientos fiscales. Es por eso que las empresas deben asignar su manejo a profesionales del ramo y utilizar herramientas tecnológicas especializadas como algún software de nómina.

¿Por qué es importante el cálculo de nómina?

Calcular la nómina es un proceso minucioso que requiere dedicación para hacer los cálculos de manera correcta, sobre todo si se hacen de forma manual, ya que no sólo se trata de un instrumento de pago, sino que también permite llevar un control y registro adecuado para fines contables, legales y fiscales de la empresa.

En ese sentido, los principales componentes para el cálculo de nómina son: 

• Percepciones a pagar, que es el salario del trabajador y que incluye su sueldo, de acuerdo con los días y horas trabajadas, así como las prestaciones sociales y laborales a las que tiene derecho, de acuerdo con su tipo de contrato.

• Deducciones, que son las retenciones que se hacen al trabajador para fines de pago de impuestos, seguridad social o de tipo financiero y otras que pudieran ser establecidas por la empresa respecto de incidencias, por ejemplo. 

• Periodicidad de la nómina, que puede ser calculada de manera semanal, quincenal o mensual; incluso puede ser una percepción extraordinaria. 

Con el fin de realizar un cálculo adecuado y que cumpla con la reglamentación necesaria, te compartimos dos estrategias que te permitirán realizar los pagos correspondientes a tus trabajadores, de manera puntual:

Utiliza un software de nómina

Se trata de una plataforma tecnológica diseñada para hacer más sencillo el proceso de nómina, mediante la automatización del cálculo de las percepciones y deducciones de los colaboradores, lo que impide el riesgo de errores que podrían cometerse en cálculos manuales de los sistemas tradicionales. 

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Ventajas de contar con un sistema de nómina integral:

• Permite administrar la información de todos tus colaboradores desde un sólo panel;
• Registrar aportaciones y movimientos o programarlos;
• Capturar incidencias;
• Usar el catálogo de los pagos y descuentos más utilizados;
• Configurar las bases gravables;
• Emitir recibos de nómina electrónicos CFDI individual o masivamente;
• Realizar la dispersión conectando con portales bancarios de forma segura;
• Desglosar automáticamente el pago de vacaciones;
• Timbrar recibos de forma masiva mientras realizas otros procesos de nómina;
• Visualizar el detalle del CFDI de nómina, antes de su emisión;
• Agilizar el traspaso de acumulados entre nóminas;
• Generar diversos documentos personalizados, como cartas, contratos y constancias laborales a través de sencillas plantillas;
• Visualizar la información correspondiente tras el proceso de finiquito en el recibo del colaborador;
• Localizar información de tu interés con ayuda de la barra de búsqueda;
• Realizar el envío automático del XML al depósito de documentos para asociarlos a la contabilidad;
• Generar consultas y reportes con datos clave.

Un sistema de nómina integral permite la gestión de capital humano en empresas de diversos tipos: servicio, comercio e industria; gracias a que permite organizar a los trabajadores por departamentos, definir puestos de trabajo, establecer salarios mínimos y máximos, mediante la creación de expedientes completos fáciles de consultar y modificar. 

Infórmate sobre las disposiciones vigentes

Para el cálculo de la nómina es importante estar al día de las actualizaciones en las leyes laborales, donde el documento de nómina aparece como obligatorio, así como de las disposiciones fiscales referentes a la retención de impuestos y normativa en la emisión de comprobantes fiscales.

Sin embargo, al utilizar algún sistema o software de nómina integral, las actualizaciones sobre las normativas vigentes,  para la emisión de comprobantes fiscales y sus complementos de pago, se actualizan de manera automática para que puedas cumplir en tiempo y forma con la autoridad fiscal. 

Conclusión

Utilizar herramientas digitales para automatizar el cálculo de la nómina de tu empresa tiene tres grandes beneficios relacionados con la productividad, mediante un manejo ágil y sin errores de cálculo, garantizar el pago puntual y ordenado a tus colaboradores, así como cumplir con las leyes vigentes en materia laboral y fiscal, mediante el cumplimiento de los requisitos correspondientes.

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